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Titre du poste : Responsable principal du traitement de la paie

Relève de : Directrice Associée, administration des ressources humaines

Résumé du poste

Responsable principal du traitement de la paie des employés dans les délais prévus, du rapprochement des systèmes de gestion du temps et des présences en vue de la préparation de la paie et de la garantie de l'exactitude des relevés de temps afin de se conformer aux lois fédérales et provinciales en matière de travail. Vérifier l'exactitude des entrées de paie.

Principales tâches et responsabilités

• Traiter les données relatives aux salariés (taux de rémunération, transferts et modifications diverses) pour la paie canadienne, y compris le calcul des salaires des expatriés.

• Examiner les entrées des nouveaux employés et attribuer leur assignation de temps et de présence.

• Traiter les données relatives au temps et aux présences des employés à partir du système eTime vers le système de paie et rapprocher les écarts en utilisant les outils du système eTime et du système de paie.

• Vérifier et auditer les registres de comptabilisation du temps pour s'assurer de l'exactitude de la rémunération et de la conformité avec les lois fédérales et provinciales.

• Traiter les déductions volontaires et involontaires telles que les prélèvements, les saisies-arrêts, les cotisations définies, etc.

• Veiller à la validation et aux tests appropriés avec le fournisseur pour la mise en place et les modifications du système.

• Calculer et traiter les paiements spéciaux, le cas échéant

• Approuver le flux des modifications apportées à l'Employee Self Service

• Veiller à ce que la mise en place du système de paie réponde aux exigences du grand livre et collaborer avec le fournisseur pour garantir l'établissement des rapports trimestriels et de fin d'année sur le travail au niveau provincial.

• Élaborer et fournir un fichier de téléchargement de la paie conformément au calendrier de traitement et aider l'équipe du siège à effectuer les rapprochements. Fournir des rapports spéciaux sur demande.

• Identifier les écarts par rapport à la norme dans les données de paie et collaborer avec la direction pour prendre des mesures correctives.

• Traiter les paiements spéciaux sur une base périodique, tels que les primes de gestion, les programmes d'incitation à la rémunération, la rémunération des performances (PFP), les primes d'embauche, etc.

• Fournir un service à la clientèle aux employés dans les domaines suivants : demandes de renseignements concernant le bulletin de paie et les impôts en rapport avec leur salaire, saisie des poinçons ou des congés, inscription des employés de l'entreprise à l’horodateur, aider aux employés pour trouver et obtenir des formulaires ; libre-service pour les employés.

• Assurer la liaison avec la trésorerie et d'autres partenaires internes, le cas échéant, pour s'acquitter des responsabilités en matière de paie.

• Collaborer avec les collègues des services de paie de l'Amérique du Nord pour soutenir les acquisitions et les intégrations d'entreprises.

La présente description de poste a pour but de présenter le contenu général et les exigences liées à l'exercice de ce poste. Elle ne doit pas être interprétée comme un énoncé exhaustif des tâches, des responsabilités ou des exigences. Les directeurs et les superviseurs peuvent assigner d'autres tâches en fonction des besoins.

Qualifications :

• Baccalauréat en commerce, en finance ou dans un domaine pertinent

• Au moins 5 ans d'expérience dans le traitement des salaires avec ADP, Kronos, Workday, Ultipro, Ceridian ou d'autres systèmes HRIS/Payroll applicables.

• Connaissance avancée de MS Office, Excel

• Solides compétences en matière de communication orale et écrite

• Souci du détail, rigueur, capacité à traiter des informations hautement confidentielles

• Bonne connaissance des législations régissant la paie et les prestations sociales dans les différentes provinces canadiennes ; la certification de l'Association canadienne de la paie est un atout.

• Bilinguisme anglais/français (la maîtrise de l’anglais est requise pour assurer les échanges de documentations et communications avec d’autres sites de Grifols hors Québec et hors Canada (Espagne, USA) .

Title : Sr Payroll Administrator

Reports to : Associate Director, HR Administration

Position Summary

Responsible for processing employee payroll on schedule, reconciling time and attendance systems in preparation for payroll and ensure accuracy of time keeping records to comply with Federal and Provincial labor laws. Audit payroll entries for accuracy.

Key Duties and Responsibilities

• Processes employee data (pay rates, transfer and miscellaneous changes) for Canadian Payroll including expatriate pay calculations

• Reviews new hires entries and assigned the time and attendance panel

• Processes employee Time & Attendance data from the eTime system to payroll and reconciles variances utilizing tools in the eTime and payroll systems

• Checks and audits timekeeping records for accurate pay and compliance with federal and provincial laws

• Processes voluntary and involuntary deductions such as levies, garnishments, defined contributions

• Ensures proper validation and testing with vendor for system set up and changes

• Calculates and processes special pays as required

• Approves the flow of Employee Self Service changes

• Ensures payroll set up meets General Ledger requirements and works with vendor to ensure appropriate provincial Labor quarterly and end year reporting

• Develops and provides payroll upload file per processing schedule and supports corporate team with reconciliation. Provides special reports when requested

• Identifies payroll data discrepancies outside of the norm and works with management on corrective actions

• Processes special pays on periodic basis such as management bonus, compensation incentive programs, pay for performance (PFP), sign on bonuses, etc.

• Provides customer service to employees on the following areas: inquiries regarding pay stub and taxes as it relates to their pay, entry of time clock punches or time off, enroll corporate employees to the clock, assist employees where to locate and obtain forms; employee self service

• Liaison with Treasury and other internal partners as required to perform Payroll responsibilities

• Partners with NA payroll colleagues in supporting company acquisitions and integrations

This job description is intended to present the general content and requirements for the performance of this job. The description is not to be construed as an exhaustive statement of duties, responsibilities, or requirements. Managers and supervisors may assign other duties as needed.

Qualifications:

• Bachelor’s Degree in Business, Finance, or relevant area

• Depending on the area of assignment, directly related experience or a combination of directly related education and experience and/or competencies may be considered in place of the stated requirements.

• Minimum 5 years experience with payroll processing in ADP, Kronos, Workday, Ultipro, Ceridian or other applicable HRIS/Payroll Systems required

• Advanced knowledge of MS office, Excel

• Strong verbal and written communication skills

• Attention to detail, thoroughness, capacity to deal with highly confidential information

• Good knowledge of legislations governing Payroll and Social Benefits in different Canadian provinces; Canadian Payroll Association certification a plus.

• Bilingual English/French (la maîtrise de l’anglais est requise pour assurer les échanges de documentations et communications avec d’autres sites de Grifols hors Québec et hors Canada (Espagne, USA).

Learn more about Grifols (https://www.grifols.com/en/what-we-do)

Req ID: 526428

Type: Regular Full-Time

Job Category: Human Resources